Así lo revela una nueva investigación de Kaspersky Lab, Sorting out digital clutter in business. La compañía advierte que antiguos empleados pueden usar el acceso a archivos para sus propios fines, eliminarlos o dañarlos.
De esta manera, el riesgo de acceso no autorizado a los archivos de trabajo podría provenir de la parte más obvia: los empleados que ya no están en una empresa pero que no han sido desconectados del servicio de correo electrónico corporativo, la aplicación de mensajería o los documentos de Google. “La situación es especialmente preocupante, ya que estos bienes incluyen propiedad intelectual, secretos comerciales u otros datos protegidos o confidenciales que, si no se controlan, podrían ser utilizados por ciberdelincuentes o competidores para su propio beneficio”. Entre los que respondieron a la encuesta, el 72% admitió trabajar con documentos que contienen diferentes tipos de datos confidenciales.
El estudio también encontró que, debido al desorden de datos digitales, los empleados necesitan tiempo para encontrar el documento o los datos correctos almacenados en diferentes lugares. Al 57% del personal de oficina le resultó difícil localizar un documento o archivo durante su trabajo. Una cantidad similar (58%) también utiliza el mismo dispositivo para el trabajo y el uso personal, lo que significa que la información contenida en diferentes dispositivos puede ser duplicada o quedar desactualizada, lo que genera confusión y posibles errores en el trabajo.
Este desorden digital también puede comprometer los datos si caen en manos de un tercero, o incluso de un competidor. Las consecuencias de esta situación podrían ir desde penalidades hasta demandas legales con los clientes, como resultado de la violación de un acuerdo de confidencialidad (NDA) o de una ley de protección de datos, analizan los especialistas de Kaspersky Lab.
El problema del acceso adecuado a los recursos laborales lo pone también de relieve el hecho de que poco menos de un tercio (29%) de los trabajadores admite que comparte con algún colega su nombre de usuario y contraseña para un dispositivo de trabajo. En la actual cultura de oficina de espacios abiertos y formas colaborativas de trabajo, los empleados a menudo se inclinan más a no establecer límites. Los malos hábitos con las contraseñas y una actitud liberal hacia los datos corporativos confidenciales pudiera parecer inofensivo y no llevar directamente a una violación, sin embargo, demuestra la necesidad de educar más ampliamente acerca de los riesgos.
“El desorden de los archivos digitales y el acceso incontrolado a los datos a veces pueden generar violaciones e incidentes cibernéticos pero, en la mayoría de los casos, es probable que se produzcan interrupciones en el trabajo de la oficina, pérdida de tiempo y pérdida de energía en lo referente a la recuperación de archivos perdidos. Para las empresas, especialmente las empresas pequeñas y en desarrollo activo que se esfuerzan por ser eficientes y competitivas, la situación es muy indeseable. Al combatir el desorden, administrar cuidadosamente los derechos de acceso y usar soluciones de ciberseguridad, no solo significa protegerse contra las amenazas informáticas, es la garantía de hacer un trabajo eficaz sin interrupciones, donde todos los archivos se encuentren en el lugar correcto y los empleados puedan dedicar su tiempo a lograr los objetivos del negocio, teniendo a mano todos los datos que necesitan”, dice Sergey Martsynkyan, director de Marketing de Productos B2B en Kaspersky Lab.
