Presupuesto TI

Ante la situación actual, las empresas se preparan para un cambio provocado por la pandemia. Se plantean cómo racionalizar las operaciones de TI y recortar el presupuesto, mientras se sigue alimentando el crecimiento del negocio.

Dada la creciente importancia de TI para impulsar el crecimiento de los ingresos y asegurar el lugar de la organización en el mercado, se necesita ahorrar pero sin recortar los fondos de iniciativas que hagan avanzar los negocios. Lo cual significa que los líderes de TI deberán ser creativos y estratégicos con sus movimientos de eficiencia.

En el sitio web CIO España se han incluido algunas recomendaciones de expertos para hacer las operaciones de TI más eficientes sin sacrificar la calidad, ahora que la eficiencia operativa vuelve a ser el centro de atención. A continuación, parte de la información:

-Análisis de operaciones

Dave Brajkovich, CTO de Polaris Transport Group of Companies, opina que los recursos se gastan mejor apoyando las necesidades de negocio y las actividades generadoras de ingresos. En consecuencia, buscan continuamente áreas donde puedan obtener un mejor rendimiento de su infraestructura de TI a un menor costo.

Por ejemplo, Brajkovich analizó recientemente los costes del software de colaboración de su empresa en relación con el rendimiento. Encontró que su equipo promediaba alrededor de 600 solicitudes de soporte de usuarios al mes, a un coste medio de alrededor de 50 dólares por hora.

Aunque este software de colaboración fue una de las mejores opciones cuando se implementó por primera vez, Brajkovich admite que es una de las muchas opciones que existen hoy en día en el mercado. Así que cambió de proveedor, determinando que, incluso con el coste de introducir un nuevo sistema y capacitar a los trabajadores para usarlo, la medida seguiría generando ahorros. De hecho, también admite que ya está obteniendo beneficios, ya que las llamadas de asistencia se han reducido casi a cero y el rendimiento general ha demostrado ser mejor.

Finalmente, Brajkovich reconoce que el escrutinio de las operaciones existentes no es una estrategia inusual, pero considera que es una que requiere un equipo de liderazgo que conozca bien los puntos débiles de la TI.

-Gestión de contratos con los proveedores

Cuando Barner era el CIO de Ascension, vio la oportunidad de obtener más valor de los proveedores que hacían negocios con su departamento de TI. Así que estableció un programa de gestión del ciclo de vida de los proveedores y personal dedicado a ello, profesionales experimentados en negociaciones y licencias.

La oficina se centró primero en los contratos que ofrecían las oportunidades más evidentes de ahorro. Esos contratos actualizados no solo ahorraron dinero a la empresa, sino que también le proporcionaron una mejor calidad y servicio, reconoce Barner, y los ahorros fueron más que suficientes para cubrir el costo de la gestión de proveedores.

-Inversión con base en resultados

La innovación no debería desaparecer, por supuesto; pero los directores de sistemas de información deberían centrarse en las tecnologías que han demostrado ofrecer rendimientos más inmediatos, un paso que requiere una evaluación honesta de los proyectos para determinar si son realmente beneficiosos a corto y medio plazo.

Al mismo tiempo, los CIO deberían eliminar las iniciativas que tuvieran potencial pero que no estuvieran dando resultados. Los recursos liberados pueden entonces reposicionarse en proyectos con retornos demostrables.

-Automatización en las operaciones de TI

La mayoría de los CIO han estado impulsando la automatización en toda la parte comercial de sus organizaciones para acelerar las operaciones, liberar al personal de tareas repetitivas y minimizar los errores. La automatización en la TI puede aportar esos beneficios, así como menos interrupciones, lo que conduce a operaciones más eficientes en general.

«Hay candidatos para la automatización dentro de la TI, por ejemplo, aspectos de la mesa de ayuda de la TI que pueden ser automatizados con cosas como los chatbots que han existido durante un tiempo pero que no siempre se utilizan plenamente», comenta Daniel Mintz, presidente del departamento de TI en el Campus Global de la Universidad de Maryland.

Las investigaciones demuestran que muchos líderes de la TI no están adoptando la automatización todavía.

-La Nube

El gasto de las empresas en la Nube continúa creciendo y los expertos advierten que no se deben considerar estos aumentos como costos adicionales, sino como inversiones que realmente ofrecen un aumento de la eficiencia, ya que al final aportan más valor al departamento de TI y a las organizaciones en su conjunto.

Nirva Fereshetian, CIO de CBT Architects, ha trasladado gran parte de la carga de trabajo de su compañía a la Nube. Considera una serie de factores al calcular los costos y valores, adoptando un enfoque integral que produce ahorros en el tiempo del personal y mejoras en el rendimiento.

Por ejemplo, calcula el valor de la continuidad del negocio, la reducción de la inactividad y la disminución de interrupciones del servicio, al evaluar si el traslado de algo a la Nube aportará una mejora financiera.

«Aunque pueda costar más [dólares] moverse a la Nube, si brinda la continuidad de negocio y otras propuestas de valor, sigue siendo una ganancia de eficiencia», explica. «En el pasado, la eficiencia significaba simplemente reducir costos. Sin embargo, creo que la situación actual no se trata sólo del diferencial de costos, sino de mejorar la calidad del servicio y mejorar las experiencias».

-Eficiencia como objetivo permanente

A medida que las empresas entran en una modalidad de reducción de costos inducida por la pandemia, los expertos predicen que se pedirá a los ejecutivos de todas las funciones que recorten una cantidad fija de su presupuesto, como ha sucedido en el pasado.

Sin embargo, los asesores de gestión dicen que los directores de sistemas de información con visión de futuro abordan las operaciones no como un ejercicio reaccionario o incluso como una tarea ocasional a realizar, sino más bien como un objetivo de gestión permanente; evalúan constantemente si las personas, los procesos y las tecnologías que utilizan para dirigir sus departamentos de TI están tan optimizados y son tan eficientes como sea posible.

«A menudo la gente ve la eficiencia operativa como ‘voy a hacer un triaje para conseguir un poco más de eficiencia y luego he terminado’. Pero en realidad tiene que formar parte de su sistema de valores, de la forma en que se hacen las cosas; es más un proceso que un proyecto», dice Prasad Ramakrishnan, director de Informática de la empresa de software para la participación de los clientes Freshworks.

Ramakrishnan admite que busca la forma de hacer más eficientes sus operaciones de TI mientras considera cómo va a evolucionar, un enfoque que hace a través de categorías: desde servicios para usuarios finales hasta el panorama de aplicaciones empresariales y tecnologías de seguridad.

«El panorama va a cambiar, y hay que hacer que la medición de la eficiencia forme parte de lo que se hace, porque si no se piensa en cómo se va a evolucionar y en cómo va a funcionar desde el punto de vista de la mejora de la eficiencia, se nos va a pillar durmiendo la siesta», añade.

Fuente https://www.ciospain.es/liderazgo/6-formas-de-hacer-mas-eficientes-las-operaciones-de-ti